Digitalizzazione delle note spese

Il processo di dematerializzazione documentale negli uffici portato anche alla digitalizzazione delle note spese. Niente più cartelline o buste piene di scontrini cartacei lasciate sulle scrivanie dei colleghi dell’amministrazione: con gli strumenti digitali è possibile ottimizzare la gestione delle trasferte di lavoro e delle note spese di ogni dipendente, verificandone validità e rispetto delle policy.

Di seguito spieghiamo in cosa consistano le procedure di digitalizzazione delle note spese, evidenziando tutti i vantaggi per le aziende in termini economici e organizzativi.

Che cos’è la nota spese

Prima di entrare nel dettaglio della procedura di dematerializzazione, occorre specificare che la nota spese è un documento compilato dai dipendenti di un’azienda per notificare le spese sostenute durante una trasferta lavorativa. Ogni impresa adotta un determinato standard per quanto riguarda le informazioni da riportare nel documento, tuttavia i dati che non devono assolutamente mancare sono i seguenti:

• riferimenti dell’azienda, come ragione sociale e indirizzo della società;
• dati anagrafici del dipendente o del collaboratore;
• data e luogo relativi alle spese sostenute;
• ammontare della spesa suddiviso per categorie (vitto, alloggio, mezzi di trasporto, eccetera);
• eventuali note per facilitare il lavoro dell’amministrazione.

Al documento vanno allegati anche i giustificativi di spesa, come biglietti del treno o dell’aereo, ricevute per il rifornimento di carburante, per aver parcheggiato in un garage o per aver usufruito di un servizio taxi. I dipendenti che hanno utilizzato i loro mezzi privati possono usare come riferimento anche i chilometri percorsi consultando le tabelle ACI.

Il conteggio di tutte queste spese e la compilazione delle informazioni annesse è un procedimento lungo e complesso che comporta spreco di tempo nonché il rischio di compiere errori di calcolo: è qui che i software per la digitalizzazione delle note spese entrano in gioco a fare la differenza.

Digitalizzazione della nota spese: cosa dice la normativa

Il Codice dell’Amministrazione Digitale per la Pubblica Amministrazione e il decreto ministeriale del 17 giugno 2014 sulla “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto” consentono la digitalizzazione dei giustificativi di spesa.

Dal 2017 poi è arrivata, da parte dell’Agenzia delle Entrate, la conferma a poter digitalizzare le note spese anche attraverso la foto di uno smartphone.

Da qui è opportuno fare una distinzione tra:

• giustificativi non unici, dove è possibile risalire al contenuto attraverso altre scritture o altri documenti con obbligo di conservazione e che possono essere distrutti solo dopo la loro digitalizzazione e archiviazione;
• giustificativi unici, dove non è possibile risalire al contenuto attraverso altri documenti o altre scritture e che quindi devono essere conservati anche nella versione cartacea.
  
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